КС-Консалтинг: Мониторинг документов

«Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», его первая коммерческая версия появилась в начале 2005 года. Для работы с модулем не требуется запускать систему документооборота - приложение сканирует картотеки СЭД «ДЕЛО» в соответствии с заданными настройками и уведомляет пользователя о наступивших и приближающихся событиях в системе «ДЕЛО»: о поступлении новых документов и поручений, смене статуса проектов документов, вводе новых отчетов исполнителями; о приближении контрольных сроков исполнения поручений, визирования, подписания проектов документов и т.д.

Данное приложение разработано и протестировано на совместимость с системой «ДЕЛО-Предприятие» (начиная с версии 8.9) (платформы MS SQL Server, Oracle). Продукт предназначен для уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов.

По сравнению со стандартным «Оповещателем кабинетов», встроенным в систему «ДЕЛО», «Мониторинг документов» предоставляет пользователям следующие дополнительные возможности:

• получать уведомления о поступлении документов, достижении контрольных сроков, не прибегая при этом к запуску системы «ДЕЛО»;

• отслеживать движение документов и контрольные сроки исполнения во всех доступных кабинетах и картотеках;

• получать упредительные уведомления о наступлении контрольных сроков по документам, резолюциям и процессам визирования проектов документов;

• отправлять по назначению посредством сообщений E-mail и SMS основные реквизиты поступивших документов/резолюций;

• выбирать в качестве сигнала оповещения произвольную мелодию (для компьютеров, оснащённых звуковыми картами).

Приложение состоит из серверной и клиентской частей, которые устанавливаются, соответственно, на сервере (где установлено «ДЕЛО») и на клиентских рабочих местах системы «ДЕЛО».

2014: «Мониторинг документов» версии 6.0

«Мониторинг документов» версии 6.0 работает с системой «ДЕЛО», начиная с версии 12.2.1, а также совместим с подсистемой «ДЕЛО-Web». Приложение получило обновленный интерфейс и дополнительные функции. В данной версии «Мониторинга документов» все уведомления разбиты на два блока: «Мониторинг непрочитанных объектов»: здесь отображается информация о новых документах, поручениях, напоминаниях, проектах документов и отчетах, поступивших в отслеживаемые кабинеты и картотеки; «Мониторинг сроков исполнения»: здесь аккумулируется информация о наступлении контрольных сроков, дат визирования и подписания.

В предыдущих версиях все новые РК и РКПД отображались в одном разделе «Поступило документов в кабинеты». В новой версии непрочитанные документы распределяются по группам: поступившие РК (без поручений, например, по пересылке) отображаются в разделе «Поступившие документы»; поручения и напоминания для исполнителя – в разделе «Поручения и напоминания»; поручения для автора\контролера – в разделе «Поручению автору\контролеру»; новые РКПД – в разделе «Проекты документов».

В блоке «Мониторинг непрочитанных объектов» теперь отслеживается наличие изменений в этих объектах. Если поручение, ранее просмотренное исполнителем, в дальнейшем будет отредактировано автором, запись о нем снова появится в «Мониторинге непрочитанных объектов». Открыв Протокол изменений поручения, исполнитель сможет посмотреть, что именно изменилось.

В блоке «Мониторинг сроков исполнения» уведомления также группируются по разделам: «Для контролера»: здесь автор поручения или контролер видит уведомления по поручениям, по которым приближается срок исполнения, а отчета исполнителя ещё нет (это новая возможность, впервые появившаяся в версии 6.0); «Для исполнителя»: здесь исполнитель получает уведомления о наступлении сроков исполнения документов; «Для исполнителя РКПД»: сюда поступают уведомления автору проекта документа о том, что приближается срок визирования, а визы ещё не проставлены (это также новая функция приложения «Мониторинг документов»); «Для визирующего» и «Для подписывающего» - в этих разделах появляются уведомления о приближении сроков визирования и подписания документов соответственно.

В приложении «Мониторинг документов» доступно несколько способов оповещений пользователя о событиях в системе – мигающий значок в трее, звуковой сигнал (с возможностью выбора звукового файла), получение уведомлений на электронную почту. В новой версии добавлена настраиваемая опция - «Открывать Мониторинг документов при наличии событий в разделе Поручения и напоминания». В этом случае, кроме стандартных уведомлений, будет всплывать окно приложения.

"Мониторинг документов" с момента выхода его первой версии приобрели 120 заказчиков. С этим модулем работает около 3400 пользователей на лето 2014 года. Приложение используется в законодательных и исполнительных органах власти, местного самоуправления, учебных заведениях, коммерческих компаниях. Наибольшее количество рабочих мест приобрели Тюменская областная Дума (о проекте можно прочитать на сайте ЭОС), Государственное Собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Окружная администрация города Якутска, Администрация города Ангарска, Законодательное Собрание Новосибирской области, Администрация города Владивостока, ОАО «Татнефть», УГРС «Ленагазсервис» и множество других.